Evenementen organisatie voor zakelijke events
Een zakelijk evenement vraagt al snel om meer regelwerk dan je vooraf verwacht. Locatie, catering, techniek, entertainment, aankleding en planning moeten goed op elkaar aansluiten. Op de dag zelf wil je bovendien niet degene zijn die leveranciers ontvangt of vragen over het draaiboek beantwoordt.
Zomaar Events neemt het complete traject uit handen. Van het eerste idee tot de opbouw, uitvoering en afbouw. We organiseren zakelijke evenementen voor ongeveer 100 tot ruim 2.000 gasten. Zo ben jij niet de organisator, maar te gast op je eigen event.
Een event zonder alles zelf te regelen
Bij een grote productie krijg je al snel met veel praktische vragen te maken. Hoeveel stroom is er nodig? Waar komen de barren? Hoe bewegen gasten zich over het terrein? Wie houdt tijdens het evenement het overzicht?
Daar komt een professionele eventorganisatie van pas. Je hebt één vast aanspreekpunt, terwijl wij de voorbereiding en uitvoering bewaken en schakelen met alle leveranciers. Zo komen die taken niet alsnog terecht bij HR, het secretariaat of de feestcommissie.
Wat we voor jullie regelen
Geen evenement is hetzelfde. Misschien hebben jullie al een datum, locatie en idee, of staat alles nog open. We kijken wat er nodig is en kunnen onder andere zorgen voor:
- concept en creatieve invulling;
- locatie en terreinindeling;
- planning en begroting;
- uitnodigingen en registratie;
- catering en drankverzorging;
- licht, geluid en techniek;
- artiesten en entertainment;
- styling, decoratie en meubilair;
- leveranciers en logistiek;
- opbouw, afbouw en productie.
Zo hoef je niet verschillende organisaties voor je event bij elkaar te zoeken en zelf aan te sturen.
We organiseren verschillende soorten zakelijke events. Afhankelijk van de aanleiding en de gasten maken we onderscheid tussen bedrijfsevenementen, personeelsevenementen en relatie-evenementen.
Een mijlpaal vieren, medewerkers samenbrengen of groots uitpakken met het hele bedrijf? We organiseren onder andere bedrijfsfeesten, jubileumfeesten, kerstfeesten en bedrijfsfestivals.
Voor medewerkers organiseren we alles van een familiedag en personeelsfeest tot een personeelsweekend, nieuwjaarsevenement of kerstmarkt. De invulling stemmen we af op jullie team, locatie en aanleiding.
Ook voor klanten, leveranciers en andere relaties verzorgen we zakelijke evenementen. Denk aan een bedrijfsopening, bedrijfsjubileum, openingsfeest of open dag.
We beginnen bij de aanleiding, het aantal gasten, jullie wensen en het beschikbare budget. Ook kijken we naar de locatie en wat daar praktisch mogelijk is. Op basis daarvan maken we een concept en een duidelijke begroting, zodat vooraf helder is wat we gaan doen en waar het budget naartoe gaat.
Na akkoord leggen we de leveranciers vast en werken we de planning verder uit. Denk aan de opbouwtijden, techniek, catering, entertainment en het moment waarop verschillende leveranciers aanwezig moeten zijn. Alles komt samen in een draaiboek. Op de dag van het event stuurt onze vaste crew de productie aan en heb jij alle tijd voor je gasten.
Een personeelsfeest op eigen locatie biedt vaak meer mogelijkheden dan je vooraf denkt. Een parkeerplaats, bedrijfshal, magazijn of ander deel van het bedrijfsterrein kan prima dienen als evenementenlocatie. Met overkappingen, verlichting, decoratie, meubilair, podia en foodstands creëren we daar een compleet feest- of festivalterrein. Ook stroom, sanitair, logistiek en de op- en afbouw nemen we mee.
Liever ergens anders vieren? Dan zoeken we een externe locatie die past bij het aantal gasten, de gewenste sfeer en het programma. Daarbij kijken we niet alleen naar de uitstraling, maar ook naar praktische zaken zoals bereikbaarheid, capaciteit, cateringmogelijkheden en techniek.
De omvang van een evenement bepaalt voor een groot deel wat er nodig is. Zomaar Events verzorgt producties vanaf ongeveer 100 tot ruim 2.000 gasten. Bij grotere producties houden we onder andere rekening met terreinindeling, cateringcapaciteit, techniek, sanitair en bezoekersstromen. Zo zorgen we dat de locatie praktisch is ingericht en alle onderdelen passen bij het aantal gasten dat je verwacht.
Bij ons draait het om alles uit handen nemen én korte lijnen. We werken met een vaste eigen crew en verzorgen het complete traject, van de eerste voorbereidingen tot de uitvoering op de dag zelf. Daarbij stemmen we alle onderdelen en leveranciers op elkaar af en houden we de planning in de gaten. Ook bij producties voor ruim 2.000 gasten houden we het overzicht, zodat jij je niet met de organisatie hoeft bezig te houden.
De kosten hangen onder andere af van het aantal gasten, de locatie, catering, techniek, entertainment, aankleding en duur van het evenement. Een feest voor 150 medewerkers vraagt nu eenmaal om een andere productie dan een festival voor 1.500 gasten.
Daarom werken we niet met één standaardprijs, maar maken we een voorstel en begroting op basis van jullie wensen. Bekijk voor meer informatie wat een bedrijfsevenement kost.
Hebben jullie al een datum en locatie of alleen nog een eerste idee? We denken graag mee en vertalen jullie wensen naar een concreet plan. Zo hoef jij niet zelf een evenement te organiseren naast je dagelijkse werkzaamheden.
Wat doet een evenementenorganisatie?
Een evenementenorganisatie kan de voorbereiding en uitvoering van een evenement gedeeltelijk of volledig overnemen. Bij Zomaar Events betekent dit dat we het traject van concept tot afbouw verzorgen. Denk aan de planning, locatie, catering, techniek, entertainment, styling, leveranciers en productie op de dag zelf. De opdrachtgever heeft één aanspreekpunt en hoeft daardoor niet zelf alle betrokken partijen te coördineren.
Hoe organiseer je een zakelijk evenement?
Begin met het doel, het aantal gasten, de gewenste datum en het beschikbare budget. Daarna maak je keuzes over de locatie, het concept, catering, entertainment, techniek en aankleding. Bij grotere zakelijke evenementen spelen ook praktische zaken zoals bezoekersstromen, stroomvoorzieningen, toiletten en opbouwtijden een belangrijke rol. Zomaar Events brengt deze onderdelen samen in één plan en stuurt de uitvoering aan.
Hoe ver van tevoren moet je een event organiseren?
Hoe eerder je begint, hoe groter de keuze uit locaties, leveranciers en entertainment. Hoeveel voorbereidingstijd precies nodig is, hangt af van het aantal gasten, de locatie en de omvang van de productie. Een grootschalig bedrijfsfestival met meerdere leveranciers vraagt bijvoorbeeld meer voorbereiding dan een kleiner personeelsfeest. Heb je al een datum in gedachten, dan is het verstandig om vroeg te bespreken wat haalbaar is.
Wat kost het om een evenement te laten organiseren?
Er bestaat geen vaste prijs voor het organiseren van een zakelijk evenement. De kosten worden onder andere bepaald door het aantal gasten, de locatie, catering, techniek, entertainment, aankleding en duur. Zomaar Events maakt daarom per evenement een voorstel en gedetailleerde begroting. Zo is duidelijk welke keuzes invloed hebben op het totale budget en waar eventueel kan worden bijgestuurd.
Kan een evenementenorganisatie een event op ons eigen terrein verzorgen?
Ja. Een parkeerplaats, bedrijfshal of ander deel van het bedrijfsterrein kan worden ingericht als tijdelijke evenementenlocatie. Zomaar Events verzorgt daarbij bijvoorbeeld de terreinindeling, overkappingen, techniek, horeca, sanitair, decoratie en entertainment. Ook praktische onderdelen zoals stroom, logistieke routes en op- en afbouw worden meegenomen.
Voor hoeveel gasten organiseert Zomaar Events evenementen?
Zomaar Events organiseert zakelijke evenementen vanaf ongeveer 100 gasten en heeft ervaring met grootschalige producties voor ruim 2.000 personen. De aanpak wordt afgestemd op het aantal bezoekers en het type evenement. Bij grotere groepen krijgen onder andere terreinindeling, capaciteit van catering en sanitair, techniek, logistiek en bezoekersstromen extra aandacht.
Start vandaag met het creëren van herinneringen
Vraag vrijblijvend een offerte aan
Deze bedrijven waren te gast op hun eigen evenement
