Kerstmarkt voor bedrijven organiseren: alles wat je moet weten
Je hebt de opdracht gekregen om het kerstfeest te organiseren. Misschien voor de eerste keer, misschien voor de vijfde. In beide gevallen is de kernvraag dezelfde: hoe zorg je dat mensen er écht van genieten, en dat jij dat zelf ook doet?
Een kerstmarkt doet iets wat een kerstborrel of diner niet doet: het geeft mensen ruimte en gevoel van spontaniteit. Ruimte om zelf te bepalen waar ze naartoe gaan, hoe lang ze blijven en met wie ze praten. Niemand zit opgesloten aan een tafel, niemand wacht op de toespraak. Die vrijheid maakt een kerstmarkt voor veel medewerkers aanzienlijk toegankelijker dan een formeel kerstfeest.
We leggen uit wat er bij het organiseren van een bedrijfskerstmarkt komt kijken. Van locatiekeuze tot bezoekersstromen, van planning tot budget. En waar het misgaat als je het niet goed aanpakt.
Waarom kiezen bedrijven voor een kerstmarkt?
Een traditioneel kerstfeest heeft een vast stramien: diner, toespraak, dansvloer. Prima voor een deel van je medewerkers, maar zeker niet voor iedereen. Een kerstmarkt is laagdrempelig voor iedereen: mensen lopen vrij rond, bepalen zelf het tempo en kiezen zelf waar ze naartoe gaan. Dat zorgt voor meer spontane gesprekken en een ontspannen sfeer, zonder dat iemand zich hoeft aan te passen aan een programma.
Daar komt bij dat een kerstmarkt moeiteloos schaalt. Waar een zitdiner al snel tegen capaciteitsgrenzen aanloopt, kun je met een marktconcept gemakkelijk 1.000 medewerkers tegelijk ontvangen zonder dat het massaal aanvoelt door de bezoekers in shifts te verdelen.
Sommige bedrijven kiezen er ook voor om partners of gezinnen uit te nodigen. Medewerkers praten nog maanden na over een event waarbij hun gezin erbij was. Als de partner thuis positief gestemd is over de werkgever, werkt dat door, ook op de motivatie van de medewerker zelf.
Een kerstpakkettenmarkt kan hier goed bij aansluiten. Medewerkers kiezen dan zelf een kerstgeschenk uit terwijl ze genieten van de sfeer van de kerstmarkt.
Start vandaag met het creëren van herinneringen
Vraag vrijblijvend een offerte aan
Deze bedrijven waren te gast op hun eigen evenement
Een kerstmarkt op eigen locatie of externe locatie?
De meest praktische keuze is vaak het eigen terrein. Denk aan een parkeerplaats, binnenplein, fabriekshal of grasveld bij het pand. Geen reistijd voor medewerkers, geen locatiekosten, en het budget gaat volledig naar de beleving.
Wat wij bij Zomaar Events regelmatig zien, is dat opdrachtgevers hun eigen terrein onderschatten. Een parkeerplaats voelt als een parkeerplaats. Totdat je er o.a. hekwerk omheen zet, overkappingen plaatst, verlichte marktkramen inricht en sfeerverlichting ophangt. Dan is het ineens een andere wereld. Klanten herkennen hun eigen terrein soms nauwelijks terug. Dat is precies het doel.
Heb je geen geschikt eigen terrein, of wil je bewust voor een andere omgeving kiezen, dan zijn er genoeg externe locaties die zich lenen voor een kerstmarkt. Houd er wel rekening mee dat goede locaties in september al volgeboekt zijn voor december.
Wanneer begin je met het organiseren van een kerstmarkt?
Dit is het onderdeel dat de meeste mensen onderschatten. Een kerstmarkt in december klinkt als iets wat je in het najaar regelt. Goede artiesten, vaste foodpartners en populaire locaties zijn in september al grotendeels volgeboekt. In de praktijk betekent te laat beginnen dat je jouw tweede keus ophaalt bij de leveranciers die er nog zijn.
Een realistische tijdlijn:
- juni/juli: concept en budget bepalen, locatie vastleggen
- augustus: vastleggen van toeleveranciers
- September/oktober: communicatie naar medewerkers en start registratie
- December: opbouw en uitvoering
Wat komt er kijken bij het organiseren van een kerstmarkt?
Achter de schermen is de logistiek complexer dan de meeste opdrachtgevers verwachten.
Stroomvoorziening
Verlichting, cateringapparatuur en geluidsinstallaties vragen samen aanzienlijk meer stroom dan een standaard locatie biedt. Op de meeste locaties is een aggregaat noodzakelijk.
Routing en bezoekersstromen
Bij grotere groepen wordt routing een serieus vraagstuk. Waar staat de entree? Hoe lopen mensen naar de bar? Waar is de wachtrij bij populaire kramen? Wie dit niet vooraf doordenkt, krijgt tijdens het event knelpunten die de sfeer verpesten.
Sanitair
Als vuistregel geldt: reken op ongeveer één toilet per 50 bezoekers. Bij een kerstmarkt van 400 man betekent dat minimaal acht toiletten. Als de locatie dat niet heeft, is een mobiele toiletunit geen luxe maar noodzaak.
Tenten en overkappingen
Een kerstmarkt in december buiten zetten zonder slechtweerplan is een gok die je niet wilt nemen. Een goede overkapping is geen optie, het is een vereiste.
Vergunningen
Afhankelijk van de gemeente heb je een evenementenvergunning nodig, zeker als je muziek speelt of een groot aantal bezoekers verwacht. Vraag dit ruim op voorhand aan. Gemeenten hanteren uiteenlopende termijnen, maar 12 weken is een veilige ondergrens.
Sfeer, catering en entertainment: wat werkt?
De sfeer begint al bij de entree. Een goed verlichte doorgang, winterse aankleding en de geur van glühwein en oliebollen zetten direct de toon. Dat klinkt voor de hand liggend, maar een verwaarloosde entree geeft gasten een teleurstellende eerste indruk.
Qua catering werkt een mix van vertrouwde kerstklassiekers en iets verrassends het beste. Glühwein, warme chocolademelk en oliebollen verwacht iedereen, en die moeten goed zijn. Een wild-grill of een internationale foodkraam geeft mensen iets om over te praten. Wij werken bij Zomaar Events met vaste foodpartners per keuken. Daardoor weten we welke kwaliteit we leveren.
Voor entertainment geldt: sfeer gaat voor spektakel. Een goede coverband of een DJ met een winterse set houdt de sfeer levend zonder gesprekken te overschreeuwen. Nodig je gezinnen of partners uit, dan zijn kinderactiviteiten, een fotobooth of een silent disco-zone een goede aanvulling op het hoofdprogramma.
Wat wij bij Zomaar Events zien: de meest geslaagde kerstmarkten zijn niet de grootste. Het zijn de events waarbij mensen meer dan twee uur rondlopen zonder dat ze doorhebben hoe laat het is. Dat bereik je niet met één grote attractie, maar met een goede mix van eten, drinken, sfeer en kleine verrassingen verspreid over de locatie.
Veelgemaakte fouten bij een kerstmarkt voor bedrijven
De grootste fout die organisatoren maken is te laat beginnen. Wie in november begint met plannen voor een december-event, haalt zijn tweede keuze op bij de leveranciers die er nog zijn. Goede locaties zijn in september al volgeboekt, artiesten en foodpartners soms nog eerder. Start daarom voor de zomer.
Daarnaast wordt de logistiek structureel onderschat. Kramen neerzetten is niet het moeilijkste. Stroom aanleggen, routing bepalen, sanitair regelen en leveranciers coördineren: dat is het echte werk, en dat vraagt voorbereiding.
Zet bovendien een buitenevent in december nooit neer zonder slechtweerplan. Een overkapping is een vereiste. En als medewerkers zelf een kerstgeschenk mogen uitkiezen, regel dan vooraf een helder uitgiftesysteem. Munten, vouchers, digitale registratie: het maakt niet uit wat je kiest, als er maar één systeem is. Zonder dat wordt de cadeauuitgifte de chaos die de rest van de avond overschaduwt.
Wat kost een kerstmarkt voor bedrijven?
De kosten van een kerstmarkt zijn afhankelijk van het aantal bezoekers en de gekozen invulling. Naast de kosten voor de kerstcadeaus bepalen ook aankleding, meubilair, catering en personeel een groot deel van het budget. Bij een volledig verzorgde kerstmarkt moet je al snel rekening houden met €150 per persoon of meer, exclusief de kerstcadeaus. Daarom werken wij altijd met een maatwerkbegroting.
Schaal speelt daarin een rol. Bij 500 bezoekers liggen de kosten per persoon lager dan bij 150, omdat vaste kosten voor opbouw, locatie, stroom en entertainmentboeking worden verdeeld over meer mensen.
Voor de fiscale kant: een bedrijfskerstmarkt valt in de meeste gevallen onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling. De exacte regels hangen af van de opzet van het event en wat je aanbiedt. Lees er meer over op onze pagina over de werkkostenregeling bij een bedrijfsevenement. Meer weten over wat een event gemiddeld kost? Bekijk ons overzicht van wat een bedrijfsevenement kost.
Zo zorg je dat je zelf kunt genieten van de kerstmarkt
De meeste HR-managers en office managers die een bedrijfskerstmarkt organiseren, staan de hele avond zelf te improviseren. Ze lossen problemen op, spreken leveranciers aan en missen daarmee het event dat ze voor hun collega’s hebben georganiseerd.
Dat hoeft niet zo te zijn. Zorg dat vooraf helder is wie op de dag zelf verantwoordelijk is voor leveranciers, techniek en logistiek. Ofwel je regelt dat intern goed, ofwel je besteedt het volledig uit. Alleen dan kun je zelf als gast aanwezig zijn op het event dat jij hebt georganiseerd.
Bij Zomaar Events werken we met een eigen vaste crew, geen uitzendbureaus of externe freelancers. We regelen het volledige traject van concept tot afbouw. Op de dag zelf ben jij geen organisator. Je bent gast op je eigen evenement.
Wil je weten wat we voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Of je nu een personeelsfeest organiseert of een volwaardige bedrijfskerstmarkt wilt organiseren: we denken graag mee. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Hoe organiseer ik een kerstmarkt op het eigen terrein van ons bedrijf?
Een eigen parkeerplaats of binnenplein is vaak een uitstekende locatie. Met de juiste inrichting, overkappingen, verlichting, catering en een doordachte routing wordt een standaard terrein een compleet winterplein. Denk vooraf goed na over stroomvoorziening, bezoekersstromen en sanitair. Een eventbureau regelt de volledige transformatie van locatiekeuze tot afbouw.
Wat kost een kerstmarkt voor bedrijven gemiddeld?
Hoe ver van tevoren moet ik een kerstmarkt voor mijn bedrijf plannen?
Wat is het verschil tussen een kerstmarkt en een kerstfeest voor bedrijven?
Is een bedrijfskerstmarkt geschikt voor meer dan 500 medewerkers?
Valt een bedrijfskerstmarkt onder de werkkostenregeling?
In de meeste gevallen vallen de kosten onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). De exacte fiscale behandeling hangt af van de opzet van het event en wat je aanbiedt aan medewerkers. Laat dit vooraf controleren door je fiscalist of bekijk de aandachtspunten op onze pagina over de werkkostenregeling bij een bedrijfsevenement.