Planner voor jullie zakelijke evenementen
Een zakelijk evenement plannen betekent veel keuzes maken. Welke locatie past bij jullie gasten? Wanneer moeten leveranciers worden vastgelegd? Wat is er nodig voor catering, techniek en entertainment? Een planner voor evenementen brengt al deze onderdelen samen en houdt tijdens de voorbereiding het overzicht.
Bij Zomaar Events hoef je dat regelwerk niet zelf naast je dagelijkse werkzaamheden te doen. We denken mee over het concept, maken de planning en stemmen alle betrokken partijen op elkaar af. Op de dag zelf stuurt onze vaste crew de productie aan. Zo kun jij gewoon te gast zijn op jullie eigen evenement.
Hoe vertalen we jullie wensen naar een plan?
Geen evenement ligt vanaf het eerste moment helemaal vast. Misschien hebben jullie al een datum en locatie, maar zoeken jullie nog een passende invulling. Of er is alleen een aanleiding en moeten de eerste keuzes nog worden gemaakt.
We bespreken wat jullie willen bereiken, wie de gasten zijn en welk budget beschikbaar is. Ook kijken we naar de sfeer en het soort evenement dat bij jullie organisatie past. Vanuit die uitgangspunten werken we een voorstel uit waarin de verschillende onderdelen samenkomen.
Wat nemen we uit handen?
Na het bepalen van de invulling pakken we de praktische organisatie op. Afhankelijk van jullie situatie kunnen we onder andere zorgen voor:
- concept en creatieve invulling;
- locatie en terreinindeling;
- planning en begroting;
- uitnodigingen en registratie;
- catering en drankverzorging;
- licht, geluid en techniek;
- artiesten en entertainment;
- styling, decoratie en meubilair;
- leveranciers en logistiek;
- draaiboek, opbouw en afbouw.
Je hebt daarbij één vast aanspreekpunt. Wij houden contact met de verschillende leveranciers en zorgen dat iedereen weet wat er wanneer moet gebeuren.
Zomaar Events organiseert verschillende soorten zakelijke evenementen. De aanpak hangt af van de aanleiding, jullie gasten en wat je met het evenement wilt bereiken.
Van een bedrijfsfeest en jubileumfeest tot een kerstfeest of compleet bedrijfsfestival. We bedenken een passende invulling en regelen de productie die daarbij hoort.
Wil je iets organiseren voor jullie medewerkers? Denk aan een personeelsfeest, familiedag, kerstmarkt of personeelsweekend. We stemmen de invulling af op jullie team, de locatie en het beschikbare budget.
Ook voor klanten, leveranciers en andere relaties kan een evenementen planner de organisatie uit handen nemen. We verzorgen bijvoorbeeld bedrijfsopeningen, bedrijfsjubilea, openingsfeesten en open dagen.
Na een eerste gesprek brengen we de uitgangspunten in kaart. Denk aan de aanleiding, het aantal gasten, de gewenste datum, locatie en het budget. Op basis daarvan werken we het idee verder uit en maken we een begroting.
Na akkoord worden locaties en leveranciers vastgelegd en krijgt de productie steeds meer vorm. We maken afspraken over catering, techniek, entertainment, styling en logistiek. Ook leggen we vast wanneer leveranciers aanwezig zijn en hoe de op- en afbouw verloopt.
Uiteindelijk komt alles samen in het draaiboek. Daarin staat wie waarvoor verantwoordelijk is en wat er gedurende de dag gebeurt. Onze crew gebruikt dit draaiboek om de productie op locatie aan te sturen.
Een evenement hoeft niet op een bestaande evenementenlocatie plaats te vinden. Ook een bedrijfshal, parkeerterrein, magazijn of ander deel van jullie eigen terrein kan worden ingericht voor een feest, festival of familiedag.
Daar komt extra regelwerk bij kijken. Denk aan stroomvoorzieningen, sanitair, verlichting, overkappingen, podia, meubilair en logistieke routes. We nemen deze onderdelen mee in de planning en stemmen de werkzaamheden af met de betrokken leveranciers.
Bekijk ook de mogelijkheden voor een personeelsfeest op eigen locatie.
Zomaar Events organiseert zakelijke producties voor ongeveer 100 tot ruim 2.000 gasten. De omvang heeft invloed op de manier waarop we het evenement plannen. Bij grotere groepen houden we bijvoorbeeld rekening met bezoekersstromen, terreinindeling, capaciteit van catering en sanitair, techniek en bereikbaarheid.
Ook de komst van leveranciers en opbouwploegen plannen we vooraf. Zo weet iedere betrokken partij waar en wanneer zij verwacht worden en blijft de productie overzichtelijk.
Bij Zomaar Events krijg je één vast aanspreekpunt voor de voorbereiding en werken we op de dag zelf met onze vaste crew. Zij kennen het plan en weten wat er op locatie moet gebeuren.
Wij houden contact met leveranciers, bewaken het draaiboek en sturen de productie aan. Daardoor hoef jij tijdens het evenement niet achter de schermen bezig te zijn met leveringen, planningen of praktische vragen. Je bent te gast op je eigen evenement.
De kosten verschillen per evenement. Het aantal gasten, de locatie, catering, techniek, entertainment, styling en duur van het programma hebben invloed op het benodigde budget.
Daarom werken we niet met één vast bedrag. Na het bespreken van jullie wensen maken we een voorstel met een duidelijke begroting. Zo weet je vooraf welke onderdelen zijn opgenomen en waar het budget aan wordt besteed.
Meer weten? Bekijk wat een bedrijfsevenement kost.
Hebben jullie een evenement op de planning, maar wil je de organisatie niet zelf uitvoeren? Vertel ons wat jullie willen organiseren en wat er al vaststaat. We denken mee over de mogelijkheden en zetten de volgende stappen voor je op een rij.
Daarna nemen we de voorbereiding en uitvoering uit handen. Van planning en leveranciers tot de productie op de dag zelf. Zo heb jij tijd voor de mensen waarvoor je het evenement organiseert.
Start vandaag met het creëren van herinneringen
Vraag vrijblijvend een offerte aan
Deze bedrijven waren te gast op hun eigen evenement
