Vijfentwintig jaar ondernemen is een moment om bij stil te staan. In die tijd is er waarschijnlijk veel veranderd: collega’s kwamen en gingen, het bedrijf groeide, klanten bleven terugkomen en misschien ziet de organisatie er inmiddels heel anders uit dan bij de start.

Als je bedrijf 25 jaar bestaat, wil je daar dan ook iets van maken dat verder gaat dan taart op kantoor of een borrel aan het einde van de werkdag. Een jubileum biedt juist de kans om medewerkers te bedanken, relaties erbij te betrekken en te laten zien waar jullie na 25 jaar staan.

Maar hoe vier je het 25 jarig bestaan van je bedrijf op een manier die echt bij jullie past? Wie nodig je uit, wanneer begin je met organiseren en welke invulling kies je? In dit artikel geven we praktische tips en ideeën om deze bijzondere mijlpaal te vieren op een manier waar medewerkers en gasten nog lang over napraten.

Eerst bepalen: waarom vieren jullie 25 jaar?

Voordat je locaties bekijkt of entertainment gaat zoeken, is het slim om eerst te bepalen wat je met het jubileum wilt bereiken. Na 25 jaar heb je namelijk genoeg te vieren, maar niet ieder bedrijf wil daar hetzelfde accent op leggen.

Misschien wil je vooral medewerkers bedanken voor hun inzet. Zeker wanneer collega’s al tien, vijftien of zelfs twintig jaar bij de organisatie werken, hebben zij een belangrijk deel van de groei meegemaakt. Een jubileum is dan een mooi moment om die betrokkenheid zichtbaar te waarderen.

Je kunt het jubileum ook gebruiken om klanten en relaties te bedanken. Zij hebben tenslotte ook bijgedragen aan waar jullie nu staan. Of misschien wil je juist medewerkers, partners, kinderen en relaties samenbrengen tijdens één groot evenement.

Door het doel vooraf duidelijk te maken, worden de keuzes daarna een stuk makkelijker. Een feest voor medewerkers vraagt namelijk om een andere sfeer en programmering dan een jubileum waarbij je vooral zakelijke relaties ontvangt.

Wanneer begin je met de organisatie?

Voor een groter jubileumevenement is zes tot twaalf maanden voorbereiding heel normaal. Zeker als je een specifieke datum in gedachten hebt of het evenement in het voorjaar of de zomer wilt organiseren. Populaire locaties, cateraars, bands en andere leveranciers kunnen vroeg volgeboekt zijn.

Een praktische planning kan er bijvoorbeeld zo uitzien:

• 9 tot 12 maanden vooraf: bepaal de datum, doelgroep, het budget en de eerste ideeën.
• 6 tot 9 maanden vooraf: werk het concept uit en leg de locatie en belangrijkste leveranciers vast.
• 3 tot 6 maanden vooraf: maak de gastenlijst definitief, verstuur uitnodigingen en werk het programma verder uit.
• Laatste maanden: rond techniek, catering, entertainment, routing en het draaiboek af.

Organiseer je het jubileum op jullie eigen bedrijfsterrein? Houd dan ook rekening met voorzieningen die daar normaal gesproken niet aanwezig zijn, zoals stroom, sanitair, tenten, verlichting en voldoende ruimte voor catering.

Wie nodig je uit voor een 25 jarig jubileum?

Bij een 25-jarig jubileum denken veel organisaties als eerste aan hun huidige medewerkers. Logisch, maar kijk ook eens verder.

Misschien zijn er oud-collega’s die vanaf de beginjaren betrokken zijn geweest. Of klanten en leveranciers met wie jullie al jarenlang samenwerken. Juist tijdens een jubileum kan het leuk zijn om verschillende mensen uit de geschiedenis van het bedrijf weer bij elkaar te brengen.

Ook partners en kinderen van medewerkers kunnen onderdeel zijn van de gastenlijst. Zeker wanneer je kiest voor een familiedag of bedrijfsfestival geeft dat een heel andere sfeer. Medewerkers kunnen hun gezin laten zien waar ze werken en met wie ze dagelijks samenwerken.

Je hoeft bovendien niet iedereen op hetzelfde moment uit te nodigen. Zo kun je ’s middags klanten en relaties ontvangen en later op de dag overschakelen naar een feest voor medewerkers en partners.

Ideeën voor het 25 jaar bestaan van je bedrijf

Hoe vier je zo’n mijlpaal op een manier die echt bij jullie organisatie past? De mogelijkheden lopen uiteen van een groot feest tot een familiedag of evenement voor medewerkers én relaties. Kijk daarom eerst naar wie je wilt uitnodigen en welke sfeer bij jullie bedrijf past.

Een bedrijfsfestival werkt bijvoorbeeld goed wanneer je veel medewerkers en verschillende leeftijden bij elkaar wilt brengen. Met foodtrucks, live muziek, bars en activiteiten ontstaat een losse setting waarin gasten zelf bepalen waar ze naartoe gaan.

Wil je partners en kinderen betrekken? Dan kan een familiedag een goede keuze zijn. Overdag organiseer je activiteiten voor verschillende leeftijden en later kan de dag overgaan in een barbecue, borrel of feest.

Voor klanten en zakelijke relaties past een jubileumreceptie, walking dinner of feestavond vaak beter. Daarbij kun je een kort officieel moment combineren met voldoende tijd om elkaar informeel te spreken.

Een andere mogelijkheid is een bedrijfsfestival op jullie eigen terrein. Een parkeerplaats, bedrijfshal of buitenterrein kan met tenten, verlichting, meubilair, decoratie en horeca volledig veranderen. Gasten vieren het jubileum dan letterlijk op de plek waar het bedrijf iedere dag draait.

Maak die 25 jaar zichtbaar tijdens het feest

Bij een jubileum mag best duidelijk zijn waarom iedereen bij elkaar is. Toch hoeft dat niet te betekenen dat gasten de hele avond naar speeches en bedrijfspresentaties luisteren.

Juist kleine verwijzingen naar de afgelopen 25 jaar maken het persoonlijk. Gebruik bijvoorbeeld foto’s uit de beginperiode, oude advertenties, producten van vroeger of beelden van bijzondere projecten. Een tijdlijn kan laten zien welke stappen het bedrijf sinds de oprichting heeft gezet.

Ook medewerkers kunnen daarin een rol spelen. Laat collega’s die al lang bij het bedrijf werken een herinnering delen of maak vooraf korte video’s waarin medewerkers vertellen wat het bedrijf voor hen bijzonder maakt.

Ons advies: maak van de historie geen lange presentatie, maar laat die verspreid over het evenement terugkomen. Dan kunnen gasten herinneringen ophalen zonder dat het tempo uit de dag verdwijnt.

Gebruik het jubileum ook om vooruit te kijken

Na 25 jaar heb je een mooie geschiedenis opgebouwd, maar waarschijnlijk zijn jullie nog lang niet klaar. Gebruik het jubileum daarom niet alleen voor een terugblik, maar ook om vooruit te kijken.

Misschien is het bedrijf de afgelopen jaren flink gegroeid, staat er een verhuizing op de planning of zijn er nieuwe ambities voor de komende jaren. Een korte speech van de directie, een video of een gezamenlijk moment kan genoeg zijn om medewerkers en relaties daarin mee te nemen. Zo vier je niet alleen wat jullie samen hebben bereikt, maar markeer je ook het begin van de volgende 25 jaar.

Wat kost een 25 jarig jubileum van een bedrijf?

Wat een 25 jarig jubileum van een bedrijf kost, hangt vooral af van het aantal gasten en jullie plannen. Een borrel voor 150 medewerkers vraagt vanzelfsprekend om een ander budget dan een compleet festival voor 1.000 medewerkers, partners en kinderen.

Denk bij het opstellen van het budget onder andere aan catering, techniek, entertainment, aankleding, personeel en eventueel de huur van een locatie. Organiseer je het evenement op eigen terrein, neem dan ook tijdelijke voorzieningen zoals sanitair, stroom en overkapping mee.

Wil je vooraf een beter beeld krijgen van de verschillende kostenposten? Bekijk dan ons artikel over wat een bedrijfsevenement kost.

Kijk daarnaast naar de werkkostenregeling bij een bedrijfsevenement. De locatie en invulling van het evenement kunnen invloed hebben op hoe de kosten fiscaal worden behandeld.

Deze fouten zien we regelmatig bij jubileumfeesten

Een jubileum organiseren lijkt in eerste instantie overzichtelijk. Datum prikken, locatie regelen, catering boeken en klaar. In de praktijk komen er steeds meer onderdelen bij zodra de plannen concreter worden.

Een veelgemaakte fout is daarom te laat beginnen. Daardoor moet je soms genoegen nemen met een tweede keuze voor een locatie, band of leverancier.

Ook een programma dat te vol zit, werkt niet altijd goed. Een jubileum hoeft niet ieder kwartier een nieuw onderdeel te hebben. Gasten willen juist tijd om collega’s te spreken, herinneringen op te halen en samen iets te eten of drinken.

Daarnaast wordt de praktische kant van een evenement op eigen terrein soms onderschat. Waar komen gasten binnen? Waar parkeren ze? Is er voldoende stroom? Hoeveel sanitair heb je nodig? Wat gebeurt er bij slecht weer? En hoe zorg je dat leveranciers elkaar tijdens de opbouw niet in de weg lopen?

Daarom werken wij vooraf met een duidelijke planning en een draaiboek waarin alle onderdelen samenkomen. Zo weet iedereen wat er wanneer moet gebeuren en hoef jij op de dag zelf niet achter leveranciers aan.

Vier het 25 jarig bestaan zelf mee

Je 25 jarig bestaan als bedrijf vier je maar één keer. Het zou zonde zijn als jij die dag vooral bezig bent met telefoontjes van leveranciers, vragen vanuit de catering en het bewaken van de planning.

Bij Zomaar Events vinden we dat je als opdrachtgever zelf gast moet kunnen zijn op je eigen evenement. We verzorgen het complete traject, van het eerste concept en de voorbereiding tot de productie, opbouw en uitvoering op de dag zelf. Dat sluit aan bij de werkwijze van Zomaar Events: de opdrachtgever wordt volledig ontzorgd en moet zelf van het evenement kunnen genieten.

Wil je het 25 jaar bestaan van je bedrijf vieren met medewerkers, familie, klanten of relaties? Bekijk dan de mogelijkheden voor een jubileumfeest of neem contact met ons op. Samen maken we van 25 jaar ondernemerschap een feest dat past bij jullie bedrijf en de mensen die eraan hebben bijgedragen.