Op zoek naar een goed idee voor een personeelsfeest? Dan kom je al snel uit bij themafeesten, festivals, activiteiten en bijzondere locaties. Er zijn genoeg mogelijkheden, maar niet ieder idee past bij iedere organisatie.

Een feest voor 100 medewerkers vraagt om een andere invulling dan een evenement voor 800 gasten. Ook de reden voor het feest speelt mee. Misschien wil je je collega’s bedanken, verschillende vestigingen samenbrengen of gewoon een goede avond organiseren.

Daarom kijken we eerst naar jullie organisatie, de gasten en wat jullie voor ogen hebben. Vanuit die basis ontstaat een concept waarin locatie, catering, entertainment en aankleding bij elkaar passen.

Welke ideeën passen bij jullie personeelsfeest?

Goede ideeën voor een personeelsfeest hoeven niet direct groots of spectaculair te zijn. Kijk eerst naar de mensen die komen. Willen collega’s vooral samen eten en bijpraten of mag er flink gedanst worden? Is er één hechte groep of komen medewerkers van verschillende afdelingen en vestigingen samen?

Ook het aantal gasten bepaalt wat goed werkt. Bij een kleinere groep kun je meer gezamenlijke momenten plannen. Voor honderden medewerkers is het juist prettig als er verschillende plekken en activiteiten zijn. Zo kiest iedereen gedurende het feest zelf waar hij of zij aansluit.

Probeer daarom niet voor iedere collega afzonderlijk iets te bedenken. Zoek naar een vorm die bij jullie organisatie past en bied daarbinnen voldoende variatie.

Hoe geef je een feest voor een grotere groep vorm?

Voor grotere groepen kan een bedrijfsfestival goed werken. Met foodtrucks, verschillende bars, live muziek, een DJ en activiteiten kunnen gasten zelf bepalen hoe ze hun dag of avond invullen.

Een festival kan plaatsvinden op een evenementenlocatie, maar ook op jullie eigen bedrijfsterrein. Een parkeerplaats, grasveld of bedrijfshal kan met tenten, verlichting, podia, meubilair en decoratie tijdelijk een compleet andere uitstraling krijgen.

Liever één gezamenlijke feestavond? Dan kun je werken met een band, DJ, catering en een paar verrassende momenten. Bij grotere groepen kunnen verschillende ruimtes of zones prettig zijn. Terwijl de ene collega op de dansvloer staat, kan iemand anders rustig verder praten aan de bar.

Wat werkt goed voor een kleiner gezelschap?

Met een kleinere groep kun je een personeelsfeest persoonlijker invullen. Denk aan een uitgebreid diner met entertainment, een walking dinner of een activiteit die later overgaat in een borrel en feestavond.

Een activiteit combineren met een feest werkt bijvoorbeeld goed wanneer je samen iets wilt doen voordat de borrel of feestavond start. Zo doe je eerst samen iets en ontstaat daarna vanzelf een moment om te eten, drinken en bij te praten.

Welke keuze je maakt, hangt vooral af van de groep. Een actieve middag werkt goed voor het ene bedrijf, terwijl een uitgebreid diner met muziek veel beter past bij een andere organisatie.

Kun je een personeelsfeest op het eigen bedrijfsterrein organiseren?

Jazeker. Zoek je ideeën voor jullie personeelsfeest, dan is het eigen bedrijfsterrein zeker het bekijken waard. Je bent niet gebonden aan de inrichting van een bestaande locatie en kunt zelf bepalen waar bijvoorbeeld het podium, de bars en catering komen.

Daar staat tegenover dat je meer voorzieningen moet regelen. Denk aan stroom, sanitair, verlichting, overkappingen, meubilair en een goede route voor gasten en leveranciers.

Vooral bij een grote groep kijken we vooraf goed naar de indeling. Met één bar of foodpunt voor honderden gasten ontstaan snel wachtrijen. Door verschillende punten over het terrein te verdelen, blijven gasten beter verspreid.

Hoe laat je catering en entertainment bij het personeelsfeest passen?

Eten, drinken en entertainment bepalen voor een groot deel hoe de avond verloopt. Bij een festival kun je meerdere foodtrucks en bars verspreiden. Voor een kleiner feest kan een barbecue, walking dinner of uitgebreid diner beter passen.

Hetzelfde geldt voor entertainment. Meer onderdelen toevoegen betekent niet automatisch een leukere avond. Een goede band met daarna een DJ kan voldoende zijn. Bij een groter evenement kun je bijvoorbeeld een tweede muziekgebied, silent disco of entertainment tussen de gasten toevoegen.

Geef collega’s ook genoeg tijd om elkaar te spreken. Een personeelsfeest is juist een moment waarop mensen elkaar buiten de dagelijkse werkomgeving ontmoeten.

Hoe werk je ideeën voor een personeelsfeest verder uit?

Hebben jullie een passende invulling gekozen? Dan volgt de praktische uitwerking. De locatie moet geschikt zijn voor het aantal gasten, leveranciers moeten weten wanneer ze kunnen opbouwen en artiesten hebben ruimte en tijd nodig voor bijvoorbeeld een soundcheck.

Ook de planning achter de schermen telt mee. Wanneer komt de catering? Waar kunnen vrachtwagens lossen? Wie stuurt de leveranciers aan? Wanneer moet de locatie weer leeg zijn?

Wil je dat niet allemaal zelf regelen? Bekijk dan hoe wij een personeelsfeest organiseren. Wij verzorgen het traject van concept en voorbereiding tot productie en afbouw.

Hoe houd je rekening met het budget voor jullie personeelsfeest?

Het beschikbare budget bepaalt mede welke ideeën haalbaar zijn. De kosten hangen onder andere af van het aantal gasten, de locatie, catering, drank, techniek, aankleding en entertainment.

Een feest op een bestaande evenementenlocatie vraagt vaak minder tijdelijke voorzieningen. Organiseer je een festival op een leeg bedrijfsterrein, dan moeten veel onderdelen voor één dag worden opgebouwd.

Bepaal daarom vooraf welk bedrag beschikbaar is en welke onderdelen voor jullie het zwaarst wegen. Meer weten over mogelijke kostenposten? Bekijk dan wat een bedrijfsevenement kost.

Hoe kies je een idee dat echt bij jullie past?

Er zijn genoeg mogelijkheden om er samen een leuke dag of avond van te maken. De keuze hangt vooral af van jullie collega’s, locatie, budget en de reden voor het feest. Een festival, feestavond of diner kan allemaal werken, zolang de verschillende onderdelen goed bij elkaar passen.

Bij Zomaar Events nemen we de organisatie van het eerste idee tot de laatste afbouw uit handen. Op de dag zelf stuurt onze vaste crew de planning en leveranciers aan. Zo hoef jij niet de hele avond bezig te zijn met praktische vragen en ben je gewoon te gast op je eigen evenement.

Heb je al een idee of wil je samen bekijken welke invulling bij jullie past? Vertel ons jullie plannen en vraag vrijblijvend een voorstel aan.