Een personeelsfeestje organiseren klinkt misschien eenvoudig. Je regelt een locatie, wat eten en drinken, zet muziek aan en klaar. In de praktijk komt er alleen nét wat meer bij kijken als je wilt dat collega’s niet na twee drankjes alweer richting huis gaan.

Een goed personeelsfeest past bij de mensen die er rondlopen. De locatie, catering, muziek en activiteiten moeten bij elkaar passen, maar minstens zo belangrijk is dat het feest lekker loopt. Geen lange rijen bij de bar, geen lege dansvloer omdat het programma te laat op gang komt en geen feestcommissie die de hele avond bezig is met leveranciers.

Daarom kijken we eerst naar jullie organisatie, de gasten en wat jullie met het feest willen bereiken. Pas daarna bepalen we welke invulling daarbij past.

Begin bij jullie collega’s, niet bij het thema

Een themafeest bedenken is leuk, maar het is niet de eerste keuze die je hoeft te maken. Kijk eerst naar wie er komen. Hoe groot is de groep? Welke leeftijden lopen er rond? Werken collega’s dagelijks met elkaar of komen verschillende vestigingen en afdelingen voor het eerst bij elkaar?

Een personeelsfeest voor 100 collega’s vraagt om een andere aanpak dan een feest voor 800 of 1.500 medewerkers. Bij grotere groepen moet je bijvoorbeeld veel eerder nadenken over aankomst, garderobe, bars, catering, toiletten en de spreiding van gasten over de locatie.

Ook de samenstelling van de groep bepaalt de invulling. Met één muziekstijl en één activiteit bereik je lang niet altijd iedereen. Probeer daarom niet voor iedere collega afzonderlijk iets te bedenken, maar zorg voor voldoende variatie binnen één sterk concept. Met verschillende plekken en activiteiten kunnen collega’s zelf kiezen waar ze op dat moment zin in hebben.

Kies een vorm die bij jullie bedrijf past

Niet ieder personeelsfeest hoeft een klassieke feestavond te zijn. Misschien past een festivalsetting veel beter bij jullie organisatie. Met foodtrucks, verschillende bars, live muziek, een DJ en activiteiten kunnen gasten gedurende de dag of avond zelf hun route bepalen.
Wil je juist een compact feest waarbij iedereen samenkomt? Dan kan een feestavond met een goede band, DJ, catering en een paar verrassende momenten beter werken.

Andere mogelijkheden zijn bijvoorbeeld een zomerfeest op het eigen bedrijfsterrein, een themafeest, een walking dinner met entertainment of een combinatie van een middagprogramma en avondfeest.

Wil je de organisatie volledig uit handen geven? Bekijk dan hoe wij een personeelsfeest organiseren.

Een feest op eigen locatie

Een bedrijfshal, parkeerterrein of buitenterrein lijkt misschien niet direct de gezelligste feestlocatie. Toch kan juist jullie eigen terrein een goede basis zijn voor een bijzonder personeelsfeest.

Met overkappingen, verlichting, decoratie, meubilair, bars, podia en catering kun je een vertrouwde plek compleet veranderen. Zomaar Events werkt daarbij graag met een duidelijk afgebakend terrein. Met bijvoorbeeld hekwerk, bamboematten, banners en aankleding ontstaat een besloten feestlocatie die nauwelijks nog aan het dagelijkse bedrijfsterrein doet denken.

Het voordeel is bovendien dat collega’s de locatie kennen en je niet afhankelijk bent van de capaciteit en uitstraling van een bestaande evenementenlocatie. Daar staat tegenover dat je zelf voorzieningen moet creëren. Denk aan stroom, sanitair, verlichting, overkapping en een logisch plan voor op- en afbouw.

Zorg dat eten en drinken onderdeel zijn van het feest

Catering is meer dan zorgen dat iedereen iets te eten krijgt. Het bepaalt voor een groot deel hoe gasten zich door het feest bewegen.

Bij een festival kun je bijvoorbeeld meerdere foodpunten verspreiden over het terrein. Dat voorkomt lange wachtrijen en geeft gasten meer keuze. Bij een kleiner personeelsfeest kan een barbecue, walking dinner of buffet juist prima werken.

Hetzelfde geldt voor de bars. Eén bar voor een grote groep zorgt vrijwel gegarandeerd voor wachttijd. Daarom kijken we vooraf naar het aantal gasten, de verwachte piekmomenten en de indeling van het terrein.

En vergeet de praktische zaken niet. Zijn er voldoende vegetarische en andere dieetopties? Hoe worden allergieën verwerkt? Waar kunnen gasten hun glas kwijt? Wie vult koelingen aan?

Dit zijn niet de spannendste onderdelen van een personeelsfeest, maar je merkt het direct als ze niet goed geregeld zijn.

Entertainment moet iets toevoegen

Een goede DJ kan een feest maken, maar entertainment hoeft niet alleen op een podium plaats te vinden. Juist een combinatie van grote en kleine onderdelen kan goed werken.

Denk aan een coverband die later op de avond overgaat in een DJ, een silent disco als tweede muziekgebied of entertainment dat tussen de gasten plaatsvindt. Bij grotere feesten kun je verschillende zones maken, zodat gasten zelf kunnen kiezen waar ze op dat moment zin in hebben.

Daarbij geldt: meer entertainment is niet automatisch beter. Een programma dat van optreden naar speech naar activiteit naar DJ springt, kan juist onrustig worden. Geef mensen ook tijd om met elkaar te praten. Voor veel collega’s is dat uiteindelijk een belangrijk onderdeel van de avond.

Maak een planning die verder gaat dan het programma

Het programma voor gasten is maar een klein deel van de totale planning. Achter de schermen moet veel meer gebeuren.

Wanneer kan de tent worden opgebouwd? Wanneer komt het meubilair? Hoe laat heeft de cateraar toegang nodig? Waar kan een vrachtwagen lossen? Wanneer doet de band een soundcheck? Wanneer moet alles weer van het terrein zijn?

Voor een groter bedrijfsfeest werken we daarom met een compleet draaiboek waarin leveranciers, techniek, catering, entertainment en crew op elkaar zijn afgestemd. Zomaar Events werkt daarbij met een vaste eigen crew. Dat maakt vooral tijdens grotere producties verschil: de mensen op locatie kennen elkaar en weten hoe er gewerkt wordt.

Bepaal vooraf het budget

Hoeveel budget je nodig hebt, verschilt per personeelsfeest. De kosten hangen onder andere af van het aantal gasten, de locatie, catering, drank, techniek, aankleding en entertainment.

Een feest op een bestaande locatie kan bijvoorbeeld minder tijdelijke voorzieningen nodig hebben. Organiseer je een festival op een leeg parkeerterrein, dan bouw je feitelijk voor één dag een complete evenementenlocatie op. Dat vraagt een ander budget.

Bepaal daarom vooraf welk bedrag beschikbaar is en verdeel dat vervolgens over de onderdelen die voor jullie het belangrijkst zijn. Een duidelijke begroting voorkomt dat er tijdens de voorbereiding steeds leuke ideeën bijkomen die uiteindelijk niet binnen het budget passen.
Meer weten over de verschillende kostenposten? Bekijk dan wat een bedrijfsevenement kost.

Hoe ver van tevoren begin je?

Hoe groter het feest, hoe eerder je wilt beginnen. Niet omdat je maandenlang iedere week met het evenement bezig moet zijn, maar omdat goede locaties, artiesten en leveranciers op populaire data snel vol kunnen zitten.

Vooral voor feesten in juni, september en december is vroeg beginnen verstandig. Heb je een specifieke artiest, locatie of datum in gedachten? Dan geldt dat nog sterker.

Staat de datum eenmaal vast, dan kun je van grof naar fijn werken: eerst locatie en concept, daarna de belangrijkste leveranciers en vervolgens de praktische invulling, communicatie en het draaiboek.

Zorg dat je zelf ook op het feest staat

Dit is misschien wel het onderdeel dat het vaakst wordt onderschat. Binnen veel bedrijven organiseert een HR-medewerker, office manager of feestcommissie het hele evenement. Op de avond zelf blijven zij vervolgens verantwoordelijk voor vragen van de cateraar, artiesten die binnenkomen en collega’s die niet weten waar ze moeten zijn. Dan heb je maanden gewerkt aan een personeelsfeest waar je zelf nauwelijks iets van meekrijgt. Dat vinden wij zonde.

Bij Zomaar Events is het uitgangspunt daarom simpel: jij bent te gast op je eigen evenement. Wij verzorgen het traject van concept en voorbereiding tot productie en afbouw. Op de dag zelf stuurt onze crew de leveranciers en planning aan. Zo kun jij gewoon tussen je collega’s staan wanneer het feest begint. Dat uitgangspunt vormt de kern van onze manier van werken.

Klaar voor een personeelsfeest waar je zelf ook van geniet?

Wil je een personeelsfeest organiseren zonder zelf de hele avond met leveranciers, planningen en praktische zaken bezig te zijn? Wij denken vanaf het eerste idee met je mee en regelen de complete organisatie en uitvoering. Zo kunnen jullie samen met jullie collega’s genieten van het feest.

Vertel ons jullie plannen en vraag vrijblijvend een voorstel aan.